Aturan Cara Membuat Nomor Surat dan Teknik Penulisannya
Nomor surat merupakan bagian yang
penting dari sebuah surat terutama surat dinas atau surat resmi. Nomor surat berfungsi sebagai identitas dari surat itu sendiri agar surat tersebut jelas identitasnya untuk kepentingan kearsipan. Namun sangat disayangkan sampai saat ini masih sering ditemukan penulisan nomor surat yang tidak tepat di lingkungan dinas pemerintahan. Oleh karenanya mari kita pelajari tentang nomor surat agar
penting dari sebuah surat terutama surat dinas atau surat resmi. Nomor surat berfungsi sebagai identitas dari surat itu sendiri agar surat tersebut jelas identitasnya untuk kepentingan kearsipan. Namun sangat disayangkan sampai saat ini masih sering ditemukan penulisan nomor surat yang tidak tepat di lingkungan dinas pemerintahan. Oleh karenanya mari kita pelajari tentang nomor surat agar
tidak keliru nantinya.
Nomor surat merupakan kode dari beberapa bagian nomor surat tersebut. Adapun bagian dari nomor surat tersebut antara lain:
1. Nomor urut surat
2. Kode lembaga / pihak pengeluaran surat
3. Kode pusat perbukuan
4. Kode perihal surat
5. Bulan/tahun pembuatan
Bagian-bagian tersebut memiliki fungsi sendiri-sendiri yang fungsi utamanya sebagai identitas untuk kepentingan kearsipan surat itu sendiri. Setiap insitusi atau lembaga berhak membuat sistem penomoran suratnya sendiri, namun tetap melihat pengaturan nomor surat yang telah ditetapkan oleh peraturan Mendagri Republik Indonesia No.78 Thn.2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kemendagri dan Pemda. Untuk itu mari kita lihat contoh nomor surat di bawah ini!
A.001/06.15/PH/Bantuan -AMN/IV/2015
Pada contoh nomor surat diatas dapat kita lihat bahwa ada beberapa bagian dari kode surat itu sendiri. Maka dari itu mari kita bahas satu persatu dibawah ini.
1. A = Kode surat internal, berarti untuk surat dengan kode B dapat dikatakan sebagai surat eksternal. Semuanya tergantung dari pihak pengeluaran surat membuat kode-kode tersebut.
2. 001 = nomor 001 yang tertera pada awal nomor surat diatas merupakan kode nomor urut keluaran surat dari suatu instansi maupun organisasi. Dengan kata lain berarti nomor 001 tersebut menandakan bahwa surat tersebut baru pertama kali dikeluarkan oleh instansi tersebut.
3. No Kode Surat Kecamatan dan MDT ( 06=Kode Kec 15=Kode MDT)
4. PH = Kode dari jenis surat tersebut. PH (Permohonan) yang menandakan bahwa surat tersebut adalah surat permohonan.
5. BANTUAN = Perihal acara pada surat tersebut.
6. AMN = Pihak yanng mengeluarkan surat. (Al-Mukhlisin).
7. IV = Kode bulan pengeluaran surat dalam angka romawi atau dapat diartikan bulan April.
8. 2015 = Tahun pengeluaran surat
Mungkin contoh diatas dapat membantu anda yang sedang kesulitan dan semoga tak membuat kesalahan dalam menulis surat kedepannya.
Adapun fungsi nomor surat untuk sebuah surat antara lain:
Fungsi Nomor Surat
1. Fungsi Kearsipan, yaitu mempermudah penyimpanan surat tersebut dan pendataan surat yang keluar dan masuk.
1. Fungsi Kearsipan, yaitu mempermudah penyimpanan surat tersebut dan pendataan surat yang keluar dan masuk.
2. Fungsi pencarian, yaitu fungsi untuk mempermudah pencarian surat apabila suatu saat
diperlukan.
3. Fungsi Pencatatan, yaitu memudahkan pencatatan serta pendataan baik surat yang keluar maupun surat yang masuk.
Baca juga:CARA MENGETAHUI KAREKTER DARI NAMA NYA
Baca juga : TANDA-TANDA KIAMAT SUDAH SANGAT DEKAT